SharePoint 2019: Prozessbeschleunigt in der Cloud?
Der digitale Arbeitsplatz ist in vielen Branchen und Fachbereiche längst Realität. Aber digital bedeutet nicht automatisch, dass es effizient zugeht oder strukturiert – geschweige denn einheitlich. Denn in den Unternehmen ist eine organisch gewachsene und höchst heterogene Schatten-IT weit verbreitet: Mitarbeiter kommunizieren über ihre eigenen Devices und Laptops, tauschen Informationen und Dateien über Anwendungen oder Online-Dienste, die sie aus dem Privatleben kennen, oder stricken sich ein individuelles Ordner- und Ablagesystem zusammen. Mit Microsofts SharePoint 2019 erschien dieses Jahr die aktualisierte Auflage eines Tools, das die Vielschichtigkeit beenden will.
Microsoft führt SharePoint eigentlich schon seit 2001 im Programm. Aber in den letzten Jahren stieg die Verbreitung deutlich und SharePoint passte sich sukzessive an veränderte Nutzergewohnheiten an. Mit dem Major Release von 2016 wurden Mobil-Funktionen und Browser-Kompatibilität stark ausgebaut – SharePoint 2019 geht diesen Weg mit einer geräteunabhängigen Benutzeroberfläche und einer klareren Navigationsstruktur konsequent weiter. Im Kern aber bleibt SharePoint eine etablierte Sammlung von Technologien, die das Speichern, Organisieren und Teilen von digitalen Informationen vereinfachen und die Zusammenarbeit verteilter Teams effizienter gestalten soll – gewissermaßen ein webbasiertes und besonders leistungsstarkes Intranet.
Entsprechend nutzen 85 Prozent der Unternehmen, die SharePoint einsetzen, die Lösung für internes/externes Dokumentenmanagement; ebenso viele, um kollaborative Team-Websites aufzubauen, und 69 Prozent, um ihre Team-Workflows zu optimieren (Quelle: SharePoint-Anwenderstudie 2018/19, Hochschule der Medien in Stuttgart). Die zahlreichen Dienste und Funktionen eigenen sich gleichermaßen für Konzerne und KMUs, um Geschäftsprozesse zu organisieren und zu vereinfachen.
Gerüstet für Projektarbeit
Beispielsweise können Projektteams – ohne nennenswerte Vorkenntnisse – eine eigene Website aufsetzen, auf der ausgewählte SharePoint-Dienste und die Teammitglieder zusammengeführt werden. Über Content-Management-Funktionen lassen sich dort projektbezogene Wikis erstellen, Inhalte publizieren oder Dokumente verteilen und von mehreren Teammitgliedern zugleich bearbeiten. Das alles kann revisionssicher ablaufen, denn SharePoint dokumentiert, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat und stellt bei Bedarf ältere Bearbeitungsstufen wieder her oder schützt gezielt bestimmte Versionen. Das funktioniert natürlich nicht nur intern: Auf die gleiche Weise können auch Kunden und Partner einen eigenen Online-Bereich erhalten, um den Projektfortschritt zu begleiten oder selbst aktiv zu werden.
Weil sich Projektarbeit nicht auf Inhalte und Informationen beschränkt, sondern auch die Organisation von Aufgaben, Milestones und Projektabschnitten umfasst, lassen sich auf den selbsterstellten Projektwebsites Projektkalender veröffentlichen und bearbeiten. Angebunden an Outlook bleiben die Beteiligten so immer auf dem aktuellen Stand. Zudem sind in SharePoint auch Kommunikations- und Social-Dienste integriert. Über sie können Projektteams planen und nächste Schritte diskutieren oder Votings zu Beiträgen, Fotos oder Videos abgeben.
Daheim und unterwegs
Ein heutzutage äußerst wichtiges Merkmal für die Arbeit mit SharePoint ist seine geräteunabhängige Mobilfähigkeit: Alle Dienste sind webbasiert und lassen sich gleichermaßen über PCs, Laptops, Tablets oder Smartphones nutzen – auch dann, wenn die Dienste nicht auf einer eigenen Projektwebsite zusammenlaufen. Aber insbesondere die überarbeitete Website-GUI des aktuellen SharePoint 2019 ist vollständig responsiv ausgelegt, und so bestens für Smartphones und Tablets geeignet. Damit ist die Microsoft-Lösung nicht nur auf stationäre Teams ausgerichtet, sondern eignet sich für verteilte Teams ebenso wie für zeitgemäße Arbeitsweisen in New Work.
Die Nutzerführung und das Oberflächendesign sind in weiten Teilen intuitiv und orientieren sich an Microsofts Office-Kosmos. Es sollte für neue Nutzer daher leicht sein, sich einzuarbeiten und zurechtzufinden. Auf der technischen Seite sorgt die nahtlose Integration in Microsoft-Umgebungen dafür, dass der Austausch reibungslos funktioniert. So versteht sich SharePoint natürlich auf sämtliche Dokumententypen aus der Office-Welt – zudem PDFs, JPEGs, MPEGs und noch über 200 weitere Formate. Darüber hinaus ist beispielsweise die Kollaborationsplattform Teams grundsätzlich mit SharePoint verknüpft: Die gesamte Kommunikation, die Projektplanung und der Dateiaustausch laufen zwar zentral über Teams. Im Hintergrund aber erledigt SharePoint automatisiert das Dokumentenmanagement oder stellt Zugänge für externe Nutzer zur Verfügung.
Vier ungleiche Bereitstellungsmodelle
Um SharePoint und seine Werkzeuge bereitzustellen, bietet aktuell Microsoft vier Optionen an:
1.SharePoint On-Premises: Hierbei wird die Plattform innerhalb eines unternehmenseigenen Rechenzentrums auf einer physischen oder virtualisierten Infrastruktur betrieben.
2.SharePoint Online: Im Rahmen von Office 365 kann SharePoint als Cloud-Service gebucht werden. Wie bei anderen Cloud-Anwendungen zahlt ein Unternehmen auf Pay-per-Use-Basis für die tatsächliche Nutzung.
3.SharePoint Infrastructure as a Service (IaaS): SharePoint lässt sich außerdem in einem virtualisierten Data Center eines Drittanbieters installieren und bereitstellen. Zum Beispiel über Microsoft Azure oder Amazon Web Services (AWS).
4.SharePoint Hybrid Cloud: Unternehmen haben auch die Option, SharePoint Online mit Funktionen der On-Premises-Version zu kombinieren. Das kann sinnvoll sein bei besonders schutzbedürftigen Daten oder strengen Compliance-Regeln.
In den meisten Fällen kommt SharePoint als On-Premises-Modell oder als Online-/Cloud-Service zum Einsatz. Hier, ebenso wie bei anderen Produkten, bevorzugt Microsoft die Cloud-Modelle unübersehbar. Das inoffizielle Credo lautet: Cloud first, mobile first. So haben Nutzer des cloudbasierten Office 365 den Vorteil, dass sie SharePoint Online nicht als eigenständiges Produkt erwerben müssen – die Lösung ist bereits im Office-Paket enthalten. Und seit Jahren erreichen innovative Funktionen, neue Apps oder zusätzliche Services zuerst die Cloud-Anwender – On-Premises-Kunden müssen auf vieles oft ganz verzichten.
On-Premises oder Cloud?
Moderne, produktivitätssteigernde Werkzeuge stehen Kunden, die SharePoint über die Online-/Cloud-Version von MS Office nutzen, unmittelbar zur Verfügung. Beispielsweise ist das Prozess-Tool Microsoft Flow exklusiv für SharePoint Online vorgesehen. Mit Flow erstellen Anwender automatisierte Workflows aus sich häufig wiederholenden Aufgaben. So könnte ein Szenario lauten, dass die Bearbeitung von ausgewählten Dateien zunächst einen Genehmigungsworkflow anstößt, in dem die Datei automatisch an einen Vorgesetzten geleitet wird und erst nach dessen Zustimmung vom Projektteam weiterverwendet werden kann.
Dagegen liegt ein Hauptargument für On-Premises-Modelle in der umfassenden Kontrolle über alle Elemente einer Lösung. Aber diese Kontrolle ist zugleich mit Verantwortung und Aufwand verbunden. So muss das Unternehmen die Verfügbarkeit und Performanz der Software selbstständig gewährleisten, (sicherheitsrelevante) Updates und Patches einspielen, Nutzer und Lizenzen managen, für skalierbare Speicher- und Serverressourcen sorgen, Backups durchführen und kritische Systeme redundant vorhalten, um Ausfälle aufzufangen. In Microsofts Cloud-Modell fallen diese Punkte in den Aufgabenbereich des Anbieters. Auch diverse Anbindungsmöglichkeiten externer Nutzer sind bei SharePoint Online bereits enthalten – inklusive Zugriff auf freigegebene Daten über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Am Ende ist die Frage nach dem besten Bereitstellungsmodell nur sehr individuell zu beantworten und hängt von der Gewichtung der Vor- und Nachteile ab. So könnten hybride Cloud-Lösungen sowohl einen größtmöglichen Funktionsumfang gewährleisten als auch strikte Compliance-Vorgaben bedienen. Und falls es schon Data-Center-Services bei einem Drittanbieter gibt, ist der Einsatz von SharePoint auch dort möglich.
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