10 Soft Skills für die Zukunft, Teil 2

Die klassische Art zu arbeiten – mit Präsenzzeiten und einem klar umrissenen Aufgabengebiet, ortsgebunden und in hierarchischen Gefügen verankert – verliert an Bedeutung. Ersetzt wird sie durch neue, zumeist digital unterstützte Arbeitsformen, die sich im Wesentlichen unter dem Begriff New Work zusammenfassen lassen. In New Work arbeiten die Menschen daheim, unterwegs, beim Kunden oder bei Geschäftspartnern. Sie organisieren sich eigenverantwortlich, suchen persönliche Entfaltung und kollaborieren in projektbezogenen Teams. Ihre Hauptansprechpartner sind nicht mehr unbedingt Büronachbarn oder Vorgesetzte, sondern Kunden und Teammitglieder.

Um New Work mit Leben zu füllen, brauchen die Mitarbeiter viel Freiraum und das Vertrauen ihrer Arbeitgeber. Aber damit ihre Arbeitsweise produktiv ist und verwertbare Ergebnisse hervorbringt, benötigen die Mitarbeiter das richtige Mindset – und ausgereifte Soft Skills, die sie befähigen, die Freiräume auch zu nutzen.

Während wir im ersten Teil unseres Fachartikels näher auf Soft Skills eingegangen sind, die für Halt in der wachsenden Unsicherheit sorgen, konzentrieren wir uns in Teil 2 auf Fähigkeiten, die uns in der Zusammenarbeit mit anderen und bei der effizienten Selbstorganisation helfen:

5. Kooperativ und teamorientiert

Der Trend zum Team hat längst konkrete Formen angenommen: Wir arbeiten immer häufiger im Projektmodus, zeitlich und inhaltlich begrenzt. Dazu nutzen wir Netzwerke innerhalb von Teamstrukturen – und darüber hinaus. Die Teams wiederum sind häufig nicht nur räumlich verteilt. Sie setzen sich auch aus höchst unterschiedlichen Persönlichkeiten und Disziplinen zusammen. Mehr denn je ist unsere Fähigkeit gefragt, in dieser Mischung eine menschliche und fachliche Ebene zu entwickeln. Aus dem Reichtum des Kollektivs das Beste herauszuholen, ist ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Damit die Teamarbeit funktioniert, sollten wir unseren Beitrag im Vorfeld aushandeln – und dann den anderen und dem Projekt gegenüber auch einhalten. Verbindliche Beziehungen aufzubauen ist wichtig, um effizient zu gemeinsamen Ergebnissen zu kommen. Vor allem aber lassen sich auf dieser Basis Schwierigkeiten im Projekt überwinden. Denn der offene Austausch auf Augenhöhe ist eine Voraussetzung für konstruktives, sachbezogenes Feedback. Damit schaffen wir Vertrauen, erzeugen ein fehlertolerantes Klima und ermöglichen handfeste Verbesserungen.

Räumlich und zeitlich verteilte Teams, Telearbeit, Homeoffice und digitale Kommunikation: Effiziente Zusammenarbeit bedeutet zunehmend, auf Distanz zu arbeiten. Dafür bieten moderne Technologien eine beeindruckende Werkzeugpalette. Mit ihrer Hilfe können wir aus der Ferne kommunizieren, uns hören, sehen und Informationen austauschen. Und längst ist es alltäglich, Dokumente und Dateien in der Cloud gleichzeitig zu bearbeiten oder Inhalte einer genau definierten Nutzergruppe zur Verfügung zu stellen. Diese Form der Kollaboration unterscheidet sich deutlich von einer Zusammenarbeit von Angesicht zu Angesicht.

Um die digitalen Helferlein und Plattformen zu nutzen, muss zum Glück niemand Programmierkenntnisse mitbringen oder technische Details durchdringen. Aber wir sollten die neuen Werkzeuge beherrschen können und eine Grundsensibilität beim Thema Datenschutz haben. Vor allem aber: Wir müssen eventuell vorhandene Berührungsängste oder Vorbehalte überwinden. Wir brauchen also Flexibilität und Offenheit, die uns den Zugang zu neuen Technologien ermöglichen. Zeigen wir dann auch noch Neugierde und einen gewissen „Spieltrieb“, fällt es leichter, das Potenzial heutiger Tools auszuschöpfen und zukünftige Tools willkommen zu heißen.

Es ist keine neue Erkenntnis, dass erfolgreiche Arbeit verlässliche Informationen benötigt. Viele Informationen. Die richtigen Informationen. Und genau darin liegt heutzutage die größte Schwierigkeit: Wir sind umgeben von nie versiegenden und zahllosen Datenschätzen – aber es ist schwer einzuschätzen, ob die Informationen belastbar sind und vor allem, ob sie für unsere Arbeit wirklich relevant sind.

Daher brauchen wir die Fähigkeit, die vorhandenen Quellen und ihre Daten kritisch zu bewerten. Medien- und Informationskompetenz im weiteren Sinne. Wir müssen lernen, die Informationen intelligent zu filtern, nach Relevanz, Verlässlichkeit oder Aktualität. Wir müssen gewonnene Informationen einordnen und sortieren können. Wir brauchen die Fähigkeit, sie so aufzubereiten, dass sie verständlich sind, zu attraktiven Inhalten führen und echten Mehrwert schaffen. Und zu guter Letzt: Wir müssen bereit sein, unsere Informationen zu teilen, sie anderen Teammitgliedern zur Verfügung zu stellen.

Der Wandel der Arbeitswelt, mit seiner Flut an Informationen und Möglichkeiten und mit zu viel Gleichzeitigkeit in allen Bereichen, überfordert schnell. Häufig wissen wir nicht genau, was gerade wirklich wichtig ist – oder überflüssig; was unser nächster Schritt sein sollte und wo die dringlichste Aufgabe wartet. Wir stoßen in solchen Konstellationen an Belastungsgrenzen und riskieren unser persönliches Gleichgewicht. Die typische „Notreaktion“ pendelt dann zwischen völliger Blockade oder planlosem Aktionismus.

Im Grunde ahnen wir, dass es – insbesondere in herausfordernden Situationen – auf die Priorisierung ankommt. Wir brauchen also die Fähigkeit, unsere Aufgaben und Optionen richtig einzuordnen. Dazu müssen wir uns über die tatsächliche Bedeutung unserer Ziele im Klaren sein, wir müssen Kriterien aufstellen, die den Zielen entsprechen und unsere nächsten Schritte an diesen Kriterien ausrichten. Ganz wichtig dabei: Ziele, die nicht erreichbar sind, und Aufgaben, die kein konkretes Ziel verfolgen, gehören ausgemistet.

Das Problem der Gleichzeitigkeit erleben wir auch in zahllosen Alltagssituationen. Ständig halten wir diverse Kommunikationskanäle geöffnet, senden und empfangen – oder sind zumindest innerlich darauf eingestellt. Wir sind es gewohnt, zwischen Medien, Sendern und Devices nahtlos hin und her zu zappen, und wir nehmen dieses Verhalten mit in die Arbeitswelt. Das ist allerdings weder effizient noch zielführend. Vielmehr berauben wir uns der Leistungs- und Konzentrationsfähigkeit und unserer Kreativität.

Das Priorisierungsprinzip hilft auch hier, um Zeitdiebe anzugehen und zu verbannen. Dafür sollten wir uns (Zeit-)Räume schaffen, in denen wir uns auf ein Thema fokussieren, indem wir Einflüsse, Kommunikationskanäle und Medien aussperren, die keinem aktuellen Ziel dienen. Dazu können auch Menschen in unserem direkten Umfeld gehören – Smalltalk sollte sein eigenes Zeitfenster bekommen. Und eine gute Nachricht noch zum Schluss: Unsere Konzentrationsfähigkeit lässt sich mit gezielten Übungen trainieren wie ein Muskel.

Im Laufe eines Arbeitstages verwenden wir eine Menge Zeit auf wiederkehrende Routineaufgaben. In einigen Fällen ist daran auch nichts auszusetzen. Aber zwei Argumente sprechen dafür, sich solche Aufgaben genauer anzuschauen: Zum einen sind selbst kleinste Unterbrechungen eine große Energieverschwendung. Denn der Aufwand, dort wieder anzuknüpfen, wo man gerade aufgehört hat, ist meist hoch. Zum anderen sollte man jede Aufgabe auf ihren Mehrwert hinterfragen und danach, ob sie hilft, Ziele zu erreichen.

Gefordert sind dann gleich mehrere Soft Skills: Die Fähigkeit, das Effizienzpotenzial in sich wiederholenden Abläufen – wie der Zeiterfassung in Projekten, oder dem Dokumentenmanagement – zu erkennen und die Entscheidungskraft, das Potenzial mithilfe von automatisierten Tools zu heben. Zudem sollte man sein persönliches Netzwerk kennen und darin Menschen identifizieren, die bei der Verbesserung helfen können. Und schließlich gilt es, sich selbst so zu organisieren, dass Zeit für das Erlernen der neuen Tools bleibt.

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