Was ist SharePoint? Leitfaden für Anfänger

Nachfolgend finden Sie einige grundlegende Fragen, die häufig zu SharePoint, seinem Zweck und seinen Funktionen gestellt werden.

Was ist SharePoint?

SharePoint ist ein webbasiertes Zusammenarbeitssystem, das Workflow-Anwendungen, Listen-Datenbanken und andere WebParts verwendet, sowie Sicherheitsfunktionen bereitstellt, um professionellen Teams die Zusammenarbeit zu ermöglichen. SharePoint ermöglicht es Unternehmen auch, den Zugriff auf Informationen zu kontrollieren und Workflow-Prozesse in allen Geschäftsbereichen zu automatisieren.

Die SharePoint-Version, die auf der Microsoft Cloud gehostet wird, SharePoint Online, bietet eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen, die eine Integration mit anderen Cloud-Anwendungen ermöglichen. Es funktioniert nahtlos mit vielen anderen Produkten zusammen, die in den Microsoft-Paketen mit einer Office 365- oder Microsoft 365-Lizenz verfügbar sind.

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Was sind die Vorteile von SharePoint?

SharePoint ermöglicht es Informationsprofis in allen Branchen und Unternehmen jeder Größe, ihre Produktivität und Sichtbarkeit zu steigern. Die Funktionen von SharePoint konzentrieren sich auf eine plattformübergreifende Zusammenarbeitserfahrung basierend auf einem Intranet, das sicheres Teilen, Content-Management, Zusammenarbeit in Workflows und viele weitere Funktionen ermöglicht.

Für eine webbasierte Collaboration-Plattform ist SharePoint einfach zu warten und in Bezug auf seine grundlegende Struktur leicht verständlich für Unternehmensbenutzer. Es ist auch unendlich anpassbar und äußerst skalierbar; Unternehmen können es auf vielfältige Weise nutzen, um ihre Produktivität und ihre Investitionsrendite zu steigern.

Wofür wird SharePoint verwendet?

Als "Intranet"-Plattform, die eine Brücke zwischen verschiedenen Branchen schlägt, hat SharePoint in den letzten 17 Jahren maßgeblich zur Steigerung der betrieblichen Effizienz von Fortune-500-Unternehmen beigetragen. Die vielfältigen Funktionen der Plattform erleichtern die Zusammenarbeit bei ad hoc Projekten sowie die Schaffung standardisierter Geschäftsprozesse für den Informationsaustausch, die Dokumentenveröffentlichung und die Datenerfassung.

Funktionen wie Sicherheitskontrollen, Co-Authoring, Versionierung und die Integration mit Exchange (Outlook-E-Mail-Anwendungen) ermöglichen es Unternehmensbenutzern, mehr in kürzerer Zeit zu erledigen und die Integrität ihrer Aufgaben zu gewährleisten. SharePoint bietet unter anderem die Möglichkeit:

die Genehmigung von Dokumenten vor ihrer Sichtbarkeit zu verlangen;
das "Auschecken" von Dokumenten, um Änderungen durch andere Benutzer zu vermeiden;
Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Dokumente heruntergeladen oder geändert werden;
Workflows basierend auf logischen Bedingungen zu erstellen, um Operationen wie das Verschieben von Dokumenten, das Versenden von Dokumenten per E-Mail oder das Speichern von Informationen zu automatisieren.

All diese Funktionen erhöhen die Produktivität der professionellen Benutzer, aber der Bereich, in dem SharePoint im Vergleich zu früheren dokumentenbasierten Collaboration-Systemen wirklich Fortschritte macht, ist die Darstellung von Informationen über den Speicherort und den Grund für das Speichern von Informationen/Dokumenten.

In SharePoint ist es äußerst einfach, diese "Metadaten" - also datenbezogene Informationen (Änderungsdatum, Autorname usw., sowie benutzerdefinierte "Indikatoren", die den Dokumenten oder Elementen hinzugefügt werden) - zu verlangen, um Fachleuten eine bessere Vorstellung vom Zweck und der Bedeutung einer Datei zu geben, ohne sie öffnen zu müssen. SharePoint ermöglicht es Benutzern sogar, benutzerdefinierte Datenbanken in einem einfach zu bedienenden Format zu erstellen und Tausende einzelner Informationen zu speichern, die in die zuvor genannten Workflows oder andere betriebliche Prozesse integriert werden können.

Eine SharePoint-Anwendung ist ein integriertes Element in SharePoint, das Funktionen zu den Standard-Kollaborationsbereichen der Plattform hinzufügt. Einige Anwendungen werden mit der Plattform vorkonfiguriert geliefert, aber viele andere fügen Funktionen und Optionen hinzu, die in der Standardplattform nicht enthalten sind. Dies kann eine Bibliothek sein, in der Benutzer Dokumente und Dateien speichern und teilen können, Plug-Ins für den Kalender oder leistungsstarke Anwendungen wie Nintex, die die wiederholte Ausführung vieler logischer Aktionen in SharePoint ermöglichen.

Wie nützlich ist SharePoint für die Zusammenarbeit?

SharePoint bietet einen Web-basierten Bereich, in dem Benutzer Dokumente hochladen und sie sofort mit anderen Personen teilen können, die sie sehen müssen. Benutzer können auch über einen persönlichen Speicherbereich namens OneDrive verfügen, in dem niemand die hochgeladenen Dokumente oder Dateien sehen kann, bis sie sie "geteilt" haben oder den Zugriff auf diese Dokumente anderen Benutzern gewährt haben.

In diesem Fall ist es ein einfacher Schritt, einer Gruppe von Kollegen das Anzeigen eines veröffentlichten Dokuments zu ermöglichen. Aber das ist nicht unbedingt der Fall. Die zuvor erwähnten Genehmigungs- und Workflow-Funktionen ermöglichen die Kontrolle darüber, wie Dokumente geteilt werden und wie Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens an Informationen zusammenarbeiten.

Es ist auch einfach, Links zu den freigegebenen Dokumenten oder Kollaborationsbereichen per E-Mail zu senden, sodass Benutzer schnell und direkt auf die Daten zugreifen können, die sie anzeigen möchten.

Organisationen nutzen SharePoint häufig, um Informationen für das gesamte Unternehmen zu veröffentlichen, wie zum Beispiel HR-Dokumente, Ankündigungen und Memos.

Wie kann SharePoint für das Content Management genutzt werden?

SharePoint bietet viele Möglichkeiten, Metadaten zu Dateien hinzuzufügen, um den Inhalt von Unternehmen zu organisieren, zu sortieren und zu verfolgen. Noch wichtiger ist, dass SharePoint als Plattform die Anwendung von Kennzeichnungen auf Inhalte erzwingen kann, wenn Unternehmensbenutzer sie in Kollaborationsbereiche hochladen. Im Rahmen dieses Prozesses kann es Benutzer auch dazu zwingen, Metadaten zu den Dokumenten bereitzustellen.

Sobald der Inhalt und die Metadaten auf der Plattform vorhanden sind, ermöglicht SharePoint Unternehmen mit Workflow-Tools Folgendes zu automatisieren:

Prozesse basierend auf den von den Endbenutzern bereitgestellten Informationen;
Tools zur Verwaltung des Lebenszyklus von Inhalten, um Aufzeichnungen bereitzustellen;
Die Bereinigung von Informationen basierend auf Unternehmensregeln

Die meisten Unternehmen im Fortune 500-Ranking vertrauen seit über einem Jahrzehnt auf die SharePoint-Plattform, wodurch SharePoint und das dazugehörige Ökosystem zu einer milliardenschweren Industrie geworden sind. Durch die neuen Möglichkeiten von SharePoint Online als Teil der Cloud-Anwendung Office 365/Microsoft 365 und die Integration mit Diensten wie Flow, Office 365 Groups und Teams gewinnen SharePoint und SharePoint-basierte Dienste in allen Branchen zunehmend an Bedeutung.