Projekte und Projektmanagement

Diese Einführung gibt Ihnen in drei Abschnitten einen Überblick über den Themenbereich „Projektmanagement“. Sie erfahren, warum Projektmanagement wichtig ist und warum es auch in der Zukunft noch an Bedeutung gewinnen wird. Sie lernen kennen, was die besonderen Eigenschaften von Projekten sind und was sie von anderen Vorhaben unterscheiden. Und Sie erfahren, was eigentlich Projektmanagement ist und welche Vorteile Sie haben, wenn Sie die zur Verfügung stehenden Methoden und Instrumente des Projektmanagements anwenden.

Die Aktualität von Projektmanagement

Projektmanagement hat eine lange Geschichte. Schon der Bau der Pyramiden des Suezkanals und des Kölner Doms waren komplexe Aufgaben, die ein hohes Maß an Planung und Organisation erforderten. Die direkten Ursprünge des heutigen Projektmanagements liegen im 2. Weltkrieg, in dem US-Militärs Methoden zur Steuerung des massenhaften Einsatzes von Menschen und Material entwickelten. Das größte militärische Forschungsprojekt dieser Art war das Manhattanprojekt, in dem sie USA die Atombombe. Diese Planungs- und Managementmethoden wurden von Militär und der Raumfahrt (z.B. beim Apollo-Programm der NASA9 weiterentwickelt. In den 60er Jahren wurden sie schließlich auf die Industrie übertragen und finden inzwischen auf breiter Ebene auch in kleinen und mittleren Unternehmen Anwendung. Viele Aufgaben in den Unternehmen werden immer häufiger als Projekte geplant und realisiert.

Projekte sind also nichts Neues. Sie wurden schon früher durchgeführt, ohne dass allerdings dieser Begriff verwendet worden wäre. Doch damals musste man sich bei den organisatorischen und planerischen Aufgaben auf den gesunden Menschenverstand und handgestrickte Methoden verlassen. Heute stellt jedoch das Projektmanagement dafür ein Umfangreiches Repertoire an ausgereiften Methoden und Instrumenten zur Verfügung, die die Projektarbeit wesentlich erleichtern und bessere Projektergebnisse ermöglichen.

Projektmanagement gewinnt an BedeutungDoch warum hat heute Projektmanagement diese enorme Bedeutung? Die tieferen Ursachen liegen in den veränderten gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen:

Projektmanagement

Der Vorteil solcher Begriffsdefinition besteht darin, dass die Begriffsinhalte in Theorie und Praxis vereinheitlich werden. Denn jeder Autor seine eigene Definition verwendet, leidet die Verständlichkeit.

Zentrale Merkmale von Projekten sind in der DIN-Definition genannt:

Zielvorgabe, die zeitliche Befristung und die eigene Organisation, die von den anderen Organisationseinheiten im Unternehmen abgegrenzt ist.

Wann ist ein Vorhaben ein Projekt?Nicht jedes x-beliebige Vorhaben sollte als Projekt begrenzt werden. Manchmal wird der Begriff leider zu inflationär verwendet; für dieses Phänomen spricht man schon mal scherzhaft von „Projektitis“. Über die von DIN genannten Charakteristiken von Projekten hinaus lassen sich weitere, für Projekte typische Merkmale ausmachen. Je mehr dieser Merkmale für ein Vorhaben zutreffen, umso stärker ist sein Projektcharakter und umso mehr lohnt sich, die Methoden und Instrumente des Projektmanagements einzusetzen.

  • Das Vorhaben hat einen hohen Neuigkeitsgrad
  • Die Aufgabe ist komplex
  • Es sind mehrere Abteilungen und Hierarchiestufen beteiligt
  • Das Vorhaben benötigt unterschiedliche Spezialisten (Interdisziplinarität)
  • Die Leitung sollte jemand übernehmen, der sich voll auf diese Aufgabe konzentrieren kann
  • Die Erfüllung des Auftrags wird sich über einen längeren Zeitraum erstecken und ein großes Volumen

Im Grunde gibt es keine Alternative: Man kann komplexe Vorhaben nicht Handstricken oder nur mit dem gesunden Menschenverstand angehen. Es wäre Verschwendung, die bewährten Projektmanagement-Methoden nicht zu nutzen. Alle Erfahrungen zeigen, dass mit ihrer Hilfe Vorhaben besser, schneller, zielgenauer und fehlerfreier durchgeführt werden können.

Projekte und ihre Eigenschaft

Obwohl für jeden klar zu sein scheint, was ein Projekt ist, lohnt es sich trotzdem, dazu einige Überlegungen anzustellen. Was also ist ein Projekt? Das Deutsche Institut für Normung (DIN) hat dafür eine Begriffsdefinition formuliert.

Projekt „Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe; zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation“ (DIN 69901)

    Weitere Merkmale

  • Komplex
  • Neuartig
  • Interdisziplinäre Zusammenarbeit
  • Teamgarbeit
  • Lösungsweg häufig diffus
  • Mit Risko verbunden

    Merkmale nach DIN 69901

  • Einmaligkeit der Bedingungen
  • Klare Zielvorgabe
  • Zeitliche Befristung mit einem klaren Anfangs- und Endtermin
  • Begrenzungen finanzieller, personeller und anderer Art
  • Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
  • Projektspezifischer Organisation

Der Vorteil solcher Begriffsdefinition besteht darin, dass die Begriffsinhalte in Theorie und Praxis vereinheitlich werden. Denn jeder Autor seine eigene Definition verwendet, leidet die Verständlichkeit.

Zentrale Merkmale von Projekten sind in der DIN-Definition genannt:Zielvorgabe, die zeitliche Befristung und die eigene Organisation, die von den anderen Organisationseinheiten im Unternehmen abgegrenzt ist.

Wann ist ein Vorhaben ein Projekt?

Nicht jedes x-beliebige Vorhaben sollte als Projekt begrenzt werden. Manchmal wird der Begriff leider zu inflationär verwendet; für dieses Phänomen spricht man schon mal scherzhaft von „Projektitis“. Über die von DIN genannten Charakteristiken von Projekten hinaus lassen sich weitere, für Projekte typische Merkmale ausmachen. Je mehr dieser Merkmale für ein Vorhaben zutreffen, umso stärker ist sein Projektcharakter und umso mehr lohnt sich, die Methoden und Instrumente des Projektmanagements einzusetzen.

  • Das Vorhaben hat einen hohen Neuigkeitsgrad
  • Die Aufgabe ist komplex
  • Es sind mehrere Abteilungen und Hierarchiestufen beteiligt
  • Das Vorhaben benötigt unterschiedliche Spezialisten (Interdisziplinarität)
  • Die Leitung sollte jemand übernehmen, der sich voll auf diese Aufgabe konzentrieren kann
  • Die Erfüllung des Auftrags wird sich über einen längeren Zeitraum erstecken und ein großes Volumen
  • Interne und externe Projekte

    So wie zwischen Unternehmens- und staatlichen Projekten gibt es ebenfalls charakteristische Unterschiede zwischen internen und externen Projekten.

      Externe Projekte

    • Projektauslösung von außen
    • Für externen Auftraggeber
    • z.B. Kundenauftrag, Auftrag im Anlagenbau,
      größerer Exportauftrag,
      Beratungsprojekt für Kunden

      Interne Projekte

    • Für unternehmensinterne Zwecke
    • Projektauslösung intern bedingt
    • z.B. neues EDV-System,
      neue Produktionstechniken und -methoden,
      Internationalisierung, Umstrukturierung,
      Zertifizierung nach ISO 9001

    Bei einem externen Projekt im Kundenauftrag muss Geld verdient werden. Dabei lässt sich – zumindest im Nachhinein – relativ genau feststellen, ob Gewinn damit gemacht wurde. Bei einem internen Projekt ist dies anders. Son sind beispielsweise bei einer unternehmensinternen Fortbildung zwar die Kosten bzw. das Budget bekannt. Doch diesen Kosten stehen unmittelbar keine Einnahmen gegenüber. Etwa ist der Nutzen einer Fortbildung nur schwer monetär erfassbar. Weil beim internen Projekt kein Kunde und kein Vertrag existieren, wird das schon mal etwas legerer gehandhabt als bei einem Kundenprojekt.

    Projektmanagement. Definition und Aufgabe

    Was ist Projektmanagement und wer macht es?

    Projektmanagement ist nach DIN 69901 „die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projekts“.Das Projekt zu „managen“ ist in erster Linie Aufgabe des Projektleiters. Im englischsprachigen Raum spricht man vom project manager (auch team leader, auch project director). Allerdings muss nicht nur der Projektleiter, sondern auch die anderen Beteiligten Kenntnisse in Projektmanagment haben. So müssen etwa die Projektmitarbeiter projektpläne lesen und Änderungsvorschläge erarbeiten und präsentieren können. Auch Geschäftsführer und Abteilungsleiter brauchen zumindest ein Grundverständnis von Projektmanagement, beispielsweise um Projektentscheidungen sachkundig treffen zu können. Selbst Mitarbeiter im Unternehmen, die nur indirekt mit dem Projekt zu tun haben, sollten mit den Eigenheiten der Projektarbeit vertraut sein. Dies erleichtert die Zusammenarbeit. Auch sollten der Lenkungsausschluss und die Geschäftsführung über entsprechende Kenntnisse verfügen. Um Projekte von ihrer übergeordneten Warte aus steuern zu können, müssen sie in der Lage sein, Projekte zu beurteilen. Wenn der Auftraggeber um die Besonderheiten der Projektarbeit weiß und ihm bewusst ist, was von ihm im Projektverlauf erwartet wird, wird es ihm möglich, die notwendige Zu- und Mitarbeit zu leisten.

    Projektphasen und ihre Aufgaben

    Projekte müssen einen definierten Anfang und Abschluss haben. Sie lassen sich entsprechend Eigenschaft und Rahmenbedingungen nach unterschiedlichen Phasen gliedern. In diesem Kursheft folgen wir – aus didaktischen Gründen, aber auch weil in der Praxis häufig anzutreffend – einer vierphasigen Gliederung des Projektlebenszyklus:

    • Vorbereitung oder Projektstart
    • Planung
    • Durchführung
    • Abschluss
    Projektmanagement

    Beginn und Ende jeder Phase sind in der obigen Graphik durch Meilensteine definiert.

    Für das Projektmanagement (gemeint ist hier der Projektleiter oder die Projektleiterin), stellen sich sowohl Aufgaben, die nur, oder vorwiegend, in bestimmten Projektphasen anfallen, als auch solche, die über den ganzen Projektlebenszyklus hinwegziehen. Dazu gehören die Führung des Teams, die Koordination sowohl nach innen, d.h. gegenüber den Projektmitarbeitern las auch gegenüber außen, beispielsweise gegenüber der Geschäfts- / Abteilungsleitung oder gegenüber dem Kungen.

    Internationales Projektmanagement

    „Wir begleiten unsere Kunden national und international bei der Bewältigung ihrer Herausforderungen und stärken damit ihre Wettbewerbsfähigkeit.“
    (aus dem Unternehmensleitbild der Integrata Cegos GmbH)

    interkulturelles ProjektteamArbeiten Sie in internationalen Projekten mit einem Team aus unterschiedlichen Kulturkreisen und an unterschiedlichen Standorten? Globalisierung ist nicht nur eine inhaltlich-organisatorische, sondern vor allem eine kulturelle Herausforderung. Mitarbeiter in internationalen Projektteams haben vielleicht das gleiche methodische Vorgehen. Sie kommen gleichzeitig aus verschiedenen Ländern, leben in unterschiedlichen Zeitzonen, haben andere Wertesystemen (z.B. Einstellung zur Zeit allgemein, Verständnis von Hierarchie, Bedeutung von Nähe und Distanz, Einbindung in den gesellschaftlichen Kontext, Nutzung und Interpretation von Körpersprache, etc.) und andere Kommunikationsstile.

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    Was ist ein internationales Projekt?

    • Projekte mit internationalen Lieferanten
    • Projekte mit internationalen Auftraggebern
    • Projekte mit internationalen Kooperationspartnern
    • Projekte mit Standort im Ausland
    • Projekte in internationalen Unternehmen
    • Projekte mit Beteiligten aus verschiedenen Kulturkreisen

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    Interkulturelle Seminare

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    Um Ihr Wissen zu diesem Thema zu vervollständigen