Integrata unterstützt die DGB Rechtsschutz GmbH

Moderne Arbeitsplätze - Zufriedene Mitarbeiter. Integrata als wichtiger Partner im Multiprojekt "IT-Modernisierung 2011/2012". Die Integrata AG unterstützt erneut die DGB Rechtsschutz GmbH bei ihrer „IT-Modernisierung“

DGB Rechtschutz GmbH

Seit 14 Jahren arbeiten die Integrata AG und die DGB Rechtsschutz GmbH partnerschaftlich zusammen. Die Anforderungen im Projekt „IT-Modernisierung 2011/2012“ waren vielschichtig. Die komplette Hard- und Softwareumgebung wurde an jedem Standort der DGB Rechtsschutz GmbH ausgetauscht und aktualisiert. Integrata unterstützte unter anderem bei Konzeption (Blended Learning), Training, Mitarbeiterbeteiligung, Softwareergonomie und Managed Training Services.

Die DGB Rechtsschutz GmbH erbringt den verbandlichen Rechtsschutz für Gewerkschaftsmitglieder im Arbeits-, Sozial- und Verwaltungsrecht. Sie ist erreichbar in 45 Arbeitseinheiten mit rund 110 Büros und knapp 50 Service-Points. Bundesweit sind für die Gewerkschaftsmitglieder rund 350 Rechtssekretärinnen und Rechtssekretäre, wie die Juristen bei der DGB Rechtsschutz GmbH heißen, tätig – unterstützt von etwa der gleichen Anzahl Verwaltungsangestellten.

Lothar Köller, IT-Manager des DGB Rechtsschutz, zeigte sich sowohl mit dem Verlauf als auch dem Ergebnis des groß angelegten Projektes rundum zufrieden. „Das Resultat kann sich sehen lassen. Wir konnten alle gesteckten Ziele erreichen und freuen uns über eine hohe Akzeptanz gegenüber der neuen Arbeitsumgebung bei allen Beschäftigten. Dies zeigt sich unter anderem in einem deutlich gesunkenen Call-Aufkommen im User-Help-Desk.“

Auch der Integrata AG bescheinigt er ein äußerst positives Ergebnis bei der Beurteilung und Bewertung ihrer Leistungen. Sie brachte ihre langjährige Erfahrung aus vergleichbaren Großprojekten ein und konnte eine ausgewogene Mischung aus erfolgreichen Vorgehensmodellen und innovativen Herangehensweisen liefern.

Erfolgsfaktor: Benutzerbezogener Projektansatz

Bei der Zielbestimmung im Vorfeld des Projektes wurden mit Hilfe der Integrata AG neben den fachlichen und wirtschaftlichen Zielen auch wichtige Nachhaltigkeitsziele zur Verbesserung der Arbeitsunterstützung der neuen Arbeitsmittel definiert. Diese Ziele wurden zunächst durch eine Überprüfung der bisher eingesetzten EDV-Systeme auf Software-Ergonomie und Usability verifiziert. Die Analyse zeigte dabei sowohl die Stärken der vorhandenen Services aus Benutzersicht auf und identifizierte auch zukünftige Verbesserungspotentiale. In einem zweiten Schritt wurden die gewonnenen Analyseergebnisse durch eine Benutzergruppe bewertet und in ein Realisierungsprogramm überführt.

„Wir sahen es als erforderlich an, unsere Benutzer von Beginn an aktiv in den Entwicklungsprozess einzubinden, um die gesteckten Ziele hinsichtlich Usability, Software-Ergonomie und Produktivität auch erreichen zu können“, so Lothar Köller. „Dabei stand zunächst im Vordergrund, alle Beteiligten für eine gemeinsame Vorgehensweise zu gewinnen und Vertrauen zu schaffen. Vertrauen entstand zunächst durch Transparenz und eine offene Kommunikation, so dass die unterschiedlichen Interessenslagen benannt und auch besprochen werden konnten.“

Erfolgsfaktor: Feststellung des Nutzungskontextes durch professionelle Beratung

Zu Projektbeginn führte ein Berater der Integrata in vier ausgewählten Büros „Beobachtungsinterviews“ durch. Ziel war es, ein aus Benutzersicht genaues Stärken-/Schwächenprofil der unterstützenden Arbeitsmittel in der täglichen Praxis zu ermitteln und erste Ansätze für mögliche Verbesserungen zu finden. Dazu wurden die Benutzer in ihrer Arbeitsumgebung zunächst genau beobachtet, um den Nutzungskontext der eingesetzten Systeme herzustellen und Fördernisse, Erschwernisse oder Mängel festzustellen. In einem zweiten Schritt wurden die Beobachtungsergebnisse dann mit den Benutzern anhand eines strukturierten Leitfadens besprochen. „Diese Vorgehensweise traf zunächst auf erhebliche Vorbehalte, vor allem seitens der Beschäftigten und ihren Arbeitnehmervertretern“, berichtet Lothar Köller über die Projektvorbereitungsphase. „Nachdem wir aber das enorme Chancenpotential dargestellt und verbindliche Regeln abgestimmt hatten sowie einen entsprechend vertraulichen Umgang mit den gewonnenen Daten versicherten, konnten wir den eingeschlagenen Weg sehr offensiv verfolgen. Alle Beteiligten zogen schließlich an einem Strang, mit dem Ziel, den gewerkschaftlichen Rechtsschutz für unsere Mandanten weiter zu verbessern. Dazu verhalf auch die besonders feinfühlige und professionelle Projektmoderation seitens der Integrata AG, zu der bereits dauerhafte vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen bestanden.“

Die Ergebnisse der Analysephase sind dann im Rahmen einer IT-Benutzergruppe diskutiert und bewertet worden, um daraus konkrete Anforderungen an die zukünftigen IT-Systeme und Services formulieren zu können. Dazu erhielten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der DGB Rechtsschutz GmbH die Gelegenheit im Rahmen einer internen Ausschreibung aktiv am Gestaltungsprozess mitzuwirken. Als Themen waren insbesondere die Weiterentwicklung der zentralen Akten- und Vorgangsverwaltung, die Konfiguration der zukünftigen Benutzeroberflächen, die Auswahl der Multifunktionsprinter und nicht zuletzt die Festlegung der Trainingsmodule und Gestaltung der Präsenztrainings hervorzuheben. „Die Einbindung einer größeren Benutzergruppe stellte sich im Nachhinein als einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren für das Gesamtprojekt dar“, so Lothar Köller weiter. „Wir waren überrascht, wie viele Beschäftigte sich für unser methodisches Vorgehen interessierten und waren daher in der komfortablen Lage aus den zahlreichen Bewerbungen eine gute Mischung von Teilnehmern aus allen Regionen und Funktionsbereichen zusammenzustellen.“ Die Sitzungen der Benutzergruppe wurden jeweils von Trainern der Integrata AG moderiert, wobei sich die Zusammenarbeit sehr konstruktiv erwies und immer enger gestaltet werden konnte. Dabei wuchs die Akzeptanz in dieser Gruppe für die Modernisierungsmaßnahmen kontinuierlich im gegenseitigen Dialog.
Im Verlauf des Projektes wurde in der Integrata Geschäftsstelle in Düsseldorf ein „Hardware-Showroom“ eingerichtet. Kopierer, Faxgeräte und Drucker unterschiedlicher Leistungskategorien und Hersteller wurden zum Testen bereitgestellt. Die Benutzergruppe prüfte, erprobte, diskutierte und favorisierte. Ihr Urteil war für die späteren Angebotsgespräche mit den Herstellern ausschlaggebend. „Es war eine tolle Stimmung. Alle Beteiligten waren hoch motiviert und mit Elan bei der Sache“, berichtete Claudia Geier, verantwortlich für dieses Kundenprojekt auf Seiten der Integrata AG. „Insgesamt ein gelungener Tag, der die Benutzergruppe als Team noch näher zusammengebracht hat.“

Erfolgsfaktor: Train-the-Trainer Ausbildung

Die aus vergangenen Projekten im Hause der DGB Rechtsschutz GmbH bereits bekannten Mastertrainer arbeiteten sich in die aktuelle Aufgabenstellungen der anstehenden „IT-Modernisierung“ ein. Frau Hilde Schirmer und Herr Frank van Elten von der Integrata setzten sich dabei intensiv mit der aktuellen Version der unternehmensindividuellen Anwendung für Akten- und Vorgangsbearbeitung auseinander, analysierten Usergewohnheiten und entwickelten „Umstellungshilfen“ in elektronischer Form und als Print-Medium. Die zeitgleiche Umstellung auf WIN 7 und Office 2010 (Word, Excel und Outlook) sowie die parallele Einführung der „Lernwelten“ (Soluzione) als elektronische Hilfe zur Selbsthilfe, erforderte ein anspruchsvolles umfassendes „Blended Learning Konzept“.
Die Multiplikation von Inhalt, Methoden, Übungen und Praxisbeispielen in die Köpfe weiterer Trainer gehörte ebenfalls zu ihren Aufgaben. Die Train-the-Trainer Ausbildung war Grundstein für eine konforme Trainingsqualität in allen Veranstaltungen während des anstehenden Rollouts.

Erfolgsfaktor: Konzeption der Qualifizierung

Das Projekt wurde dann auf Basis des ausgearbeiteten fein gegliederten „Blended Learning Konzeptes“ durchgeführt. Bestandteil der Präsenztrainings (Klassenraumtrainings) war unter anderem die Handhabung der elektronischen Lernhilfen im täglichen Arbeitsprozess. Dazu wurden schnelle Problemlösungen mittels spezifischer Listen und Handbücher erstellt, die den Umstellungsprozess erleichterten. Insgesamt wurde mit dem Konzept das Ziel verfolgt, das „selbständige Lernen“ aller Benutzer optimal zu fördern und zu unterstützen. Die IT-Benutzergruppe war dabei in alle konzeptionellen Entwicklungen involviert und hat den finalen Seminar- und Trainerleitfaden maßgeblich mit erarbeitet. Das Gesamtkonzept wurde dann in einer Pilotphase zunächst getestet, bevor es endgültig für den flächenweiten Rollout freigegeben wurde.

Für die IT-Benutzergruppe sowie für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stand zusätzlich eine Plattform mit tagesaktuellen Projektinformationen zur Verfügung. Projekt-, Umstellungs-, Trainingstermine sowie personenbezogene Hinweise zur eigenen Präsenzschulung (Hotelunterbringung, etc.) konnten hier eingesehen oder auch ausgedruckt werden. Darüber hinaus konnten kurze Lernfilme zu spezifischen Anwendungen und Funktionalitäten aufgerufen, Fragestellungen im DGB Rechtsschutz Forum diskutiert, Hinweise zur Handhabung der „Lernwelten“ eingeholt oder Downloads spezifischer Dokumente vollzogen werden. Die Integrata war für die Pflege und Wartung dieser Plattform verantwortlich und informierte alle Beschäftigten durch einen regelmäßig erscheinenden „Projekt-Newsletter“.

Die Trainings waren nicht „out-of-the-box“, sondern individuell auf die Zielgruppe zugeschnitten. „Ein wichtiger Baustein eines jeden Qualifizierungsmodells stellt die Kompetenz der Trainer über das spezifische Business und die Geschäftsabläufe beim Kunden dar. Verantwortlich für die Qualitätssicherung waren dabei die Mastertrainer. Die Trainer wurden daher im bewährten Train-the-Trainer-Konzept ausgebildet. Mastertrainer und Trainer waren ein großer Gewinn für die Schulungsteilnehmer und somit waren unsere Teilnehmerstimmen durchweg positiv; das Trainerteam war stets engagiert, freundlich und fachlich sehr kompetent“, fasst Lothar Köller die Trainerleistung zusammen.
„Wir konnten auf diese Weise das Trainingskonzept sehr erfolgreich und nachhaltig umsetzen. Dafür sprechen auch die geringen telefonischen Supportanfragen im „User-Help-Desk“ und die äußerst geringen Nachpflegearbeiten.“

Claudia Geier, Director Key Account Management bei Integrata und verantwortlich für die Realisierung dieses Projektes, stimmt den Aussagen von Lothar Köller im vollen Umfang zu: „Die vertrauensvolle und partnerschaftliche Zusammenarbeit in diesem Projekt, insbesondere mit Herrn Köller, hat maßgeblich zu diesem Erfolg beigetragen. Die Aktivitäten waren auf jeder Seite stets von einer zielführenden Lösungsorientierung geprägt, was den gesamten Projektverlauf in stetigem Fluss hielt. Ich bedanke mich im Namen des gesamten Teams für eine weitere, äußerst positive Erfahrung in der gemeinsamen Zusammenarbeit.“

Als „nachwirkendes“ Giveaway erhielten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Jahres-Tisch-Kalender 2012. Jedes Kalenderwochenblatt enthielt Informationen und Wissenswertes über die neuen IT-Systeme und war somit sachlich-humorvolles Storytelling inklusive effizienter Tipps und Tricks für den täglichen Gebrauch.

Erfolgsfaktor: Managed Training Services - Teilnehmermanagement durch die Integrata AG

Alle teilnehmerbezogenen Planungsschritte während des Rollouts koordinierte die Integrata. Die Organisation von Teilnehmerbuchungen, Hotelbuchungen, Reisebuchungen für die Trainer, Rahmenprogrammgestaltung, Trainingsorganisation etc. wurden sichergestellt.
Eine besondere Herausforderung war die Präzision zwischen „Hard- und Software – Rollout“ und dem zeitgleichen Training. Die enge Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen allen projektbeteiligten Dienstleistern war zwingend erforderlich, da die Beschäftigten unmittelbar nach den Trainings das Gelernte direkt im Echtsystem einsetzen sollten. „Auch diese Abstimmung hat dank der Motivation und der guten Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten sehr gut funktioniert. Die Menschen von Integrata haben immer gute und innovative Lösungen parat“, kommentiert Lothar Köller.

Fazit

„Lange Zeit wurde die Integrata AG von uns ausschließlich als Qualifizierungspartner eingesetzt. In diesem Großprojekt haben wir erfahren, dass sich die Integrata zu einem wichtigen Know-how Träger entwickelt hat. Sie ist in der Lage, unsere spezifischen Anforderungen sehr zielgenau umzusetzen, was sie bei unserer IT-Modernisierung auf ausgezeichnete Weise gezeigt hat. Wir freuen uns daher bereits auf die nächsten anspruchsvollen Aufgaben mit der Integrata AG“, resümiert Lothar Köller.

Der Vorstandsvorsitzende der Integrata AG, Ingmar Rath, schätzt das entgegengebrachte Vertrauen: „Wir freuen uns, dass wir unseren langjährigen Kunden für diesen Großauftrag gewinnen konnten. Aufgrund unserer jahrelangen Expertise und unserer methodischen Vorgehensweise wussten die Verantwortlichen des DGB Rechtsschutzes, dass sie mit Integrata einen kompetenten und zuverlässigen Partner für die Modernisierung der IT-Infrastruktur ausgewählt hatten. Gerne werden wir auch weiterhin die DGB Rechtsschutz GmbH bei der Realisierung ihrer Projekte begleiten.“

Facts & Figures zum Projekt:

Aufgabenstellung:

• Schnittstellenfunktion im Großprojekt IT-Modernisierung 2011/2012
• Erarbeitung eines umfassenden Schulungskonzepts

Leistungen:

• Moderation und Begleitung der Benutzerbeteiligung
• Vorbereitung und Durchführung der Beobachtungsinterviews
• Ausarbeitung des Train-the-Trainer Konzepts
• Ausarbeitung des Schulungskonzepts
• Durchführung der Präsenztrainings an diversen Standorten
• Teilnehmermanagement
• Durchführung der Qualifizierung in den Räumlichkeiten der Integrata AG
• Koordination der Schnittstellen der diversen Teilprojekte:
  - HW-Ausschreibung und Beschaffung
  - Elektronische Lernhilfen (Soluzione)
  - Software-Entwicklung (CGIT, Microsoft)
  - Client-Design und technische Anbindung (Computacenter)

Zielgruppe:

• Management
• Rechtssekretärinnen und Rechtssekretäre
• Verwaltungsangestellte
• Sachbearbeiter/innen

Umfang:

Alle ca. 750 Beschäftigten der DGB Rechtsschutz GmbH