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Office-Migrationsprojekt bei der Investitionsbank Berlin (IBB)

Integrata als Qualifizierungspartner im Office-Migrationsprojekt

„Leistung für Berlin“ – mit diesem Claim unterstreicht die Investitionsbank Berlin (IBB) ihre vielfältigen Funktionen als Förderbank des Landes. Dieser Anspruch stellt zugleich hohe Anforderungen an die Qualifikation der rund 670 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie an die internen Prozesse und die IT-Infrastruktur. Daher setzte die IBB bei der Migration ihrer Systeme hin zu Office 2007 auf die kompetente Unterstützung durch technische Implementierungspartner und den langjährigen Qualifizierungspartner Integrata AG.
Die Historie der IBB ist eng mit der Geschichte Berlins verknüpft. 1924 als Wohnungsfürsorgegesellschaft gegründet, war ihre vorrangige Aufgabe die Finanzierung des Wohnungsbaus zur Überwindung der Wohnungsnot in den 1920er Jahren. 1993 erfolgte die Umwandlung in die Investitionsbank Berlin als rechtlich unselbstständiger Teil der Landesbank Berlin. Die Aufgaben wurden um den Bereich Wirtschaftsförderung erweitert. Seit der Ausgliederung aus der Landesbank Berlin 2004 trägt die IBB selbstständig als Anstalt öffentlichen Rechts aktiv zur Entwicklung des Wirtschaftsstandortes bei. Dabei unterstützt die IBB, deren alleiniger Eigentümer das Land Berlin ist, vor allem innovative, kleine und mittlere Berliner Unternehmen. Darüber hinaus ist sie bis heute in der Immobilienförderung Ansprechpartner für alle Finanzierungsfragen. Die Bilanzsumme im Geschäftsjahr 2010 betrug 20,15 Mrd. EUR.

Migrationsprojekt mit Partnerunterstützung

Die Weiterentwicklung des Wissens ist daher eine wichtige strategische Aufgabe, bei der die Investitionsbank Berlin seit vielen Jahren partnerschaftlich mit der Integrata AG zusammenarbeitet. Der bundesweit präsente Full Service Anbieter für Qualifizierungsleistungen mit Sitz in Stuttgart ist seit langem mit einem eigenen Trainingszentrum in Berlin etabliert. Durch die dort vorhandenen Seminarräume erfüllte die Integrata AG eines der Kriterien, mit denen die IBB 2009 einen Partner für die Schulung aller Mitarbeiter im Rahmen des geplanten Migrationsprojektes zur Einführung von Office 2007 suchte. Petra Leuschner, Mitarbeiterin der Personalentwicklung der Investitionsbank Berlin, erläutert die Entscheidung für die Integrata AG: „Wir schätzen die langjährigen und vertrauensvollen Geschäftsbeziehungen. Alle bisher für uns durchgeführten Schulungsmaßnahmen wurden von den Teilnehmern qualitativ sehr gut bewertet. Hinzu kommen die hohe Flexibilität bei der Umsetzung unserer Anforderungen, das ausgewogene Preis-Leistungsverhältnis und die enorm wichtige Termintreue. Auf dieser Basis haben wir die Integrata AG beauftragt, uns bei diesem abteilungsübergreifenden Projekt zu unterstützen.“
Die Verantwortlichen bei der Investitionsbank Berlin hatten sich dafür entschieden, die Office-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint, Access und Outlook auf die Version 2007 zu migrieren und deren erweiterte Funktionalitäten zu nutzen. Damit alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die neue Version an ihrem jeweiligen Arbeitsplatz ohne Eingewöhnungsschwierigkeiten und damit verbundenen möglichen Arbeitsausfällen anwenden konnten, sollten sie alle im Rahmen des Projektes entsprechend qualifiziert werden.
Das Integrata-Team musste daher gemäß den Anforderungen eine inhaltliche Konzeption sowie den Trainerleitfaden entwickeln. Bei der Trainerauswahl wurde besonderer Wert auf die Praxiserfahrung gelegt. Fünf freiberufliche Berliner Trainer erfüllten die Anforderungen optimal.
Für die Ablösung der bisher verwendeten Office-Version XP und die Migration auf die Version 2007 hatte die IBB bereits ein Beratungsunternehmen beauftragt, das sich um die rein technischen Aspekte kümmerte. Für den Projekterfolg war daher schnellstmöglich eine enge zeitliche und inhaltliche Abstimmung zwischen der IT-Fachabteilung der Investitionsbank, dem Implementierungspartner sowie den Qualifizierungsexperten der Integrata AG notwendig.
Das individuelle Angebot der Integrata umfasste im Rahmen der Managed Training Services auch die Übernahme des Teilnehmermanagements für die geplanten Schulungsmaßnahmen. Dieser Service wurde von der IBB mit beauftragt, stellte er doch eine wesentliche Entlastung für die PE-Verantwortlichen dar.

Vom Konzept zum Seminar

Als Microsoft Learning Partner verfügt die Integrata über eine nachgewiesene Expertise für alle Qualifizierungen rund um Microsoft-Themen. Dennoch stellt jedes einzelne Projekt spezifische Anforderungen an die Beteiligten. Kerstin Adler und Ihre Kolleginnen und Kollegen aus dem fünfköpfigen Integrata-Trainerteam waren besonders durch das enge Zeitfenster gefordert: „Zwischen der Anfrage durch die Investitionsbank Berlin, dem Projektstart und letztlich der Durchführung der Schulungen blieb nur ein sehr enges Zeitfenster. Daher mussten wir ebenso wie das gesamte Projektteam sehr schnell agieren von der Konzeption bis zur Logistik.“
Für alle Anwender wurden 1-tägige Deltaschulungen konzipiert, zu denen die Integrata Räume, Hardware sowie mobiles Notebook-Equipment bereitstellte. Um angesichts der insgesamt 610 angemeldeten Teilnehmerinnen und Teilnehmer im definierten Zeitrahmen zu bleiben, wurden jeweils bis zu vier Gruppen parallel geschult. In den insgesamt 41 Seminaren „Office 2007 für Umsteiger“ lernten sie die Nutzung der neuen und geänderten Funktionen in Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007 und Outlook 2007 kennen. Über diese allgemeinen Seminare hinaus wurden 27 weitere Seminare applikationsspezifisch konzipiert und durchgeführt. Sie richteten sich an bestimmte Zielgruppen wie Führungskräfte und Sekretärinnen oder das Coaching von Vorstandsassistentinnen. In Workshops für Fachabteilungen wie Controlling und Risikomanagement waren die Anforderungen an die Kenntnisse speziell zu Excel und Access besonders hoch.
Dass die Konzeption und die Durchführung aller Seminare gelungen ist, bestätigt die Gesamtbewertung aller Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die bei 1,64 liegt. Mit dem praxisorientiert vermittelten Wissen wurden nicht nur die Voraussetzungen geschaffen, um Office 2007 optimal nutzen zu können, sondern auch eine mögliche Umstellung auf die Version 2010 möglichst einfach realisieren zu können.

Fazit

Zu einem erfolgreichen Projekt gehört die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen dem Projektteam sowie allen Verantwortlichen beim Kunden. Das wiederum setzt eine laufende Kommunikation voraus. Das war in diesem Projekt gewährleistet, so dass alle Ziele trotz der Kurzfristigkeit der Aufgaben in time und in budget realisiert werden konnten. Die Tatsache, dass eine weitere Zusammenarbeit im Office-Bereich und der Ausbau der Zusammenarbeit in anderen Themenfeldern angedacht ist, zeigt die Zufriedenheit des Kunden mit der Unterstützung durch die Integrata AG als Qualifizierungspartner. Mit der Migration und der Entscheidung, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter optimal auf die neue Anwendung vorzubereiten, hat die Investitionsbank Berlin intern gute Voraussetzungen geschaffen, ihre umfangreichen Aufgaben als Förderbank auch zukünftig so erfolgreich zu erfüllen.