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Change Management bei der Landeshauptstadt Wiesbaden

Integrata begleitet Landeshauptstadt Wiesbaden bei der Einführung ihrer „e-Akte“

Integrata AG qualifiziert Projekt- und TrainerteamQualifizierungsprojekt Change Management Landeshauptstadt Wiesbaden MindMap

Für mehr als 125 Beschäftigte der hessischen Landeshauptstadt Wiesbaden gehören volle Schreibtische mit Papierakten seit 2012 sukzessive der Vergangenheit an. Mit der Einführung der elektronischen Akte -„eAkte“- im Amt für Soziale Arbeit sowie im Kassen- und Steueramt für insgesamt ca. 600 Beschäftigte bietet die Landeshauptstadt Wiesbaden künftig ihren Bürgerinnen und Bürgern unter anderem einen besseren Service durch eine schnellere Abarbeitung der Akten, eine höhere Transparenz und eine bessere Verfügbarkeit von Informationen. Eingehende Papierdokumente werden eingescannt und digitalisiert. Die weitere Bearbeitung erfolgt dann zukünftig weitestgehend in digitaler Form. Zeitintensives Suchen in den Papierarchiven entfällt und die Ausgaben für Papier und die Vorhaltung von Lagerraum (derzeit mehrere Kilometer Akten aufgereiht allein für das Amt für Soziale Arbeit) reduzieren sich somit von Jahr zu Jahr. Bis zur Implementierung der Systeme und dem „GoLive“ war es jedoch für alle Beteiligten ein langer Weg, den die Integrata AG als wichtiger Partner unterstützte.

IT-Labor

Ein städtisches Projektteam unter der Leitung von Dr. Thomas Ortseifen war mehr als drei Jahre mit den Vorbereitungen beschäftigt. Die lange Vorbereitungszeit war notwendig, um ein optimales Ergebnis zu erzielen. Die Landeshauptstadt Wiesbaden zeigt sich in diesem Projekt innovativ und zukunftsorientiert. Sie ist eine der ersten Städte, die eine „eAkte“ mit Hilfe eines Prozessmanagers (Microsoft Biz-Talk) als serviceorientierte Architektur einführt. Somit können beispielsweise Daten schneller ausgetauscht und als Webservices über Fachbereiche hinweg zur Verfügung gestellt werden. Als Vorgangsbearbeitungssystem hat sich die hessische Landeshauptstadt Wiesbaden für die Software FAVORIT 4.2. entschieden.

Bevor die Services den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung gestellt wurden, war es notwendig den Bearbeitungsprozess der Papierakte digital zu überprüfen. Hierfür wurde im Vorfeld ein sogenanntes „IT-Labor“ errichtet. In dieser Testumgebung wurden 200 reale Musterfälle prototypisch erstellt und von 40 Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern umfänglich auf deren Funktionalität und Praxistauglichkeit geprüft. Eine wichtige Erkenntnis daraus war, dass eine Wissensvermittlung durch interne Trainer unabdingbar ist, um eine Akzeptanz für das gesamte Projekt zu schaffen. Als eine Maßnahme beschloss die Projektleitung, sich an einen externen Dienstleister zu wenden, um sich bei diesem Prozess aktiv unterstützen zu lassen.

Schon während der ersten Vorstellungsrunden der in Frage kommenden Dienstleister wurde deutlich, dass die Integrata AG sowohl fachlich als auch inhaltlich absolut zu überzeugen wusste. Vor allem die hervorragende Auftragsklärung und die Vorstellung geeigneter Trainer spielten bei der Auswahl des Qualifizierungspartners eine große Rolle. Die Integrata AG hat es geschafft, in allen Belangen zu überzeugen und daher die hessische Landeshauptstadt Wiesbaden bei der Projektimplementierung begleitet.

Qualifizierung des Kernprojektteams zu „Change Managern“

Jedes Großprojekt ist nur so gut wie seine Kommunikationspartner. Den Beteiligten war bewusst, dass es auch in diesem Projekt Widerstände geben wird, denn die geplante Verwaltungsmodernisierung bedeutete für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine große Umstellung der gewohnten Arbeitsstrukturen. Das Projektteam musste es schaffen, dass so viele Beteiligte wie möglich hinter dem Projektziel standen. Deshalb war es wichtig, dass die Rolle des Kernprojektteams gestärkt wird, denn ein Scheitern des Projektes aufgrund von Kommunikationsproblemen - meist das Hauptproblem missglückter Projekte - sollte verhindert werden.
Wie gelingt es, alle Projektbeteiligten und alle Anwender der neuen Software in ein Boot zu bekommen? Ein Erfolgsfaktor war sicherlich die aktive Kommunikationspolitik über alle hierarchischen Ebenen hinweg. Was beinhaltet eine aktive Kommunikationspolitik? Wie kommuniziere ich innerhalb des Projektteams und mit den Verantwortlichen aus den Fachbereichen? Wie wird zukünftig zusammen gearbeitet im Team? All diese Fragen wurden mit der erfahrenen Trainerin Frau Susanne Welsch-Lehmann der Integrata AG diskutiert und in einem viertägigen Workshop aufgearbeitet. Speziell die Themen „Konfliktgespräche führen“, „Motivation“, „Führung“ und „Workshop-Technik“ wurden intensiv behandelt. Einige Themen wurden aufgefrischt, andere wiederum neu erlernt und in Rollenspielen gefestigt, wobei immer die Vorkenntnisse der einzelnen Teilnehmer berücksichtigt wurden. Ein Teilnehmer bezeichnete den Workshop als „eine gute Grundlage für die kommende schwierige Zeit“ und fügte hinzu: „Ich stelle mich gerne den Herausforderungen, die auf mich zukommen werden“. Allen Teilnehmern dieses Workshops wurde ein speziell angefertigtes Zertifikat zum „Change Manager“ übergeben. Weitere Termine mit Vertiefungsthemen sind bereits avisiert.

Train the Trainer - Qualifizierung des Trainer- und Referententeams zum „Change Agent“

Die Aufgabe der Integrata AG bestand darin, die zukünftigen Trainerinnen/Trainer und Referenten innerhalb der Verwaltung der Landeshauptstadt Wiesbaden methodisch und didaktisch für die bevorstehenden Schulungen der Anwenderinnen und Anwender zu qualifizieren. Sie spielten und spielen immer noch eine tragende Rolle im Projekt. Nur wenn sie das Wissen anschaulich und leicht verständlich vermitteln, haben die Anwenderinnen und Anwender auch Spaß, das neu Erlernte umzusetzen und erkennen dann auch die Vorteile in der Nutzung der „eAkte“. Aufgrund der unterschiedlichen persönlichen Ausgangsvoraussetzungen war es für die Trainerin Frau Welsch-Lehmann besonders wichtig, die Themen sorgfältig auszuwählen und die Teilnehmerinnen und Teilnehmer nicht mit Wissen zu überfrachten. Dank der langjährigen Praxiserfahrung der Integrata-Trainerin in ähnlichen Qualifizierungsprojekten wurden spezielle Inhalte erarbeitet und festgelegt. Das Team wurde unter Berücksichtigung der Projektmeilensteine in Gruppen unterteilt und jeweils in drei Tagen in den Themen „Moderation“, „Wirkungsvoll reden“ und „Lernen ohne Stress“ fit gemacht und für die hervorgehobene Stellung in diesem Projekt sensibilisiert. Durch die motivierenden Fähigkeiten der Integrata-Trainerin wurden anfängliche Unsicherheiten und Hemmschwellen sehr schnell überwunden. Dies belegt eine positive Seminarbewertung aller Teilnehmenden mit einer Schulnote von 1,2. Der bundesweite Durchschnitt aller bewerteten Integrata-Seminare liegt im Übrigen bei 1,49. Damit auch nochmals hervorgehoben wird, wie wichtig dieser Personenkreis für das gesamte Projekt war, wurde ein spezielles Zertifikat zum „Change Agent“ ausgehändigt.
Wenige Wochen nach der Qualifizierungsreihe durften sich die Trainerinnen und Trainer selbst beweisen. Die Anwender-Schulungen standen an: Zunächst erfolgte eine dreitägige Basisschulung. Ziel war es hier einen Überblick über die Funktionalitäten der „eAkte“ zu geben, welcher dann in den darauffolgenden praxisorientierten Workshops vertieft wurde. Ferner wurde eine Supportstruktur installiert und etabliert, welche aufkommende Fragen während des Arbeitsalltages beantwortet. Anhand der daraus gewonnenen Erkenntnisse des First-Level Supports wurden die Schulungsinhalte für die künftigen Schulungen angepasst. Somit sicherte sich die Landeshauptstadt Wiesbaden dauerhaft Schulungsqualität auf höchstem Niveau. Die Feedbackbögen bringen zum Ausdruck, dass sich alle Mühen gelohnt haben. Die Bewertungen der User-Seminare lagen bei 67,7% „sehr zufrieden“ und bei 29,1% „zufrieden“. Unter anderem dank des gut ausgebildeten Trainerteams kann die hessische Landeshauptstadt Wiesbaden mit dem bisherigen Ergebnis sehr zufrieden sein. Das Projektteam geht davon aus, dass auch die noch anstehenden Schulungen erfolgreich durchgeführt werden.

E-Learning-Unterstützung

Es standen Überlegungen im Raum, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit der Einführung der „eAkte“ ein Lern- und Hilfesystem zur Verfügung zu stellen. Dazu war geplant, Dokumentationen zum Projekt zur Verfügung zu stellen und eine Rubrik „Questions & Answers“ anzulegen. Auch hier konnte die Integrata AG als Full Service Dienstleister bei der Landeshauptstadt Wiesbaden punkten. Für die Integrata AG, die ihren Kunden schon seit vielen Jahren am Markt zusätzlich zu den Präsenzschulungen E-Learning und die dazugehörigen Tools anbietet, war es kein Problem, das Projektteam auch in diesem Punkt in einem eintägigen Workshop herstellerunabhängig zu beraten. Eine große Herausforderung war es jedoch, ein Tool zu finden, das auch für Nicht-Programmierer leicht handhabbar war. Die Entscheidung fiel letzten Endes auf RoboHelp® und Captivate® vom Softwarehersteller Adobe®. Mit RoboHelp® konnten die Redakteure Inhalte für ein Hilfesystem entwickeln und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Mit dem Programm Captivate® wurden E-Learning-Inhalte erstellt. Demos und Simulationen konnten somit interaktiv für die Zielgruppen bereitgestellt werden. In einem anschließenden dreitägigen Workshop wurde den Verantwortlichen für das E-Learning-Tool im Trainingszentrum der Integrata AG in Frankfurt erläutert, wie sie Templates erstellen und ihre spezifischen Inhalte einstellen konnten.

Ausblick

Bereits 125 Mitarbeiter sammeln derzeit Erfahrungen mit der „eAkte“, ca. 600 Arbeitsplätze werden bis Ende 2013 angebunden. Mit dabei ist natürlich die Integrata AG, die Ihren Qualifizierungsauftrag noch nicht beendet hat und die hessische Landeshauptstadt Wiesbaden weiterhin auf ihrem Weg bei neuen Anforderungen und Veränderungen als flexibler und kompetenter Qualifizierungspartner professionell unterstützt.

Facts & Figures zum Projekt:

Aufgabenstellung:

• Qualifizierung der Projekt-, Trainer- und Referententeams für eine erfolgreiche Projektabwicklung.

Themen:

• Change Management
• Gesprächssteuerung
• Verhandlungsführung
• Soziale und methodische Kompetenz
• Präsentations- und Workshop-Techniken
• Train-the-Trainer
• Moderation
• Wirkungsvoll Reden
• Methoden des Supports

Leistungen:

• Qualifizierungsberatung
• Praxistraining
• Beratung und Auswahl von Tools zur Produktion von E-Learning-Inhalten

Zielgruppen:

Projektteam, Trainerinnen/Trainer und Referentinnen/Referenten

Umfang:

Im Zeitraum 2011 – 2013: ca. 65 Personentage flexibel abrufbar