Effizienz statt Frust: Mehr Struktur im Arbeitsalltag

Wir sind umgeben von Technologien, die uns helfen sollen, „Zeit zu sparen“: Autos, Computer, Smartphones, Instant Messaging, To-do-Apps und vieles mehr. Aber diese technischen Errungenschaften sorgen zugleich für eine Gesamtbeschleunigung: wie wir uns fortbewegen, kommunizieren und wie wir arbeiten. Damit steigt zwar unsere Produktivität –aber auch das überfordernde Gefühl von mehr Gleichzeitigkeit der Ereignisse. Die To-do-Liste ist voll, Deadlines und Termine rücken näher. Ein großes Problem dabei sind unklare oder fehlende Zielsetzungen. Sie bringen uns dazu, die falschen Dinge zuerst anzugehen oder zwischen Aufgaben hin und her zu springen. Der Weg zu weniger Stress führt über ein strukturiertes Selbstmanagement.

Doch vor dem Einstieg in neue Strukturen braucht es einen kleinen Umweg. Er schafft gedanklichen Abstand zu den Alltagsaufgaben und stellt die zentralen Fragen: Welche realistischen Ziele möchte oder muss ich verfolgen? Und, nicht zu vergessen: Welches Ziel hat welche Priorität? Auf diese Prioritätenliste gehören auch Teilziele und Etappen, die sich kurzfristig erreichen lassen. Aus der Reihenfolge der Ziele lassen sich dann die drängendsten Aufgaben ableiten.

Gerade bei anspruchsvollen Projekten ist es entscheidend, nicht alle Aufgaben auf einen Schlag erledigen zu wollen. Stattdessen sollte man die Dinge in kleinere Einheiten unterteilen und diese priorisiert nach ihrer Wichtigkeit schrittweise abarbeiten. Dazu zählt auch, Aufgaben und Projekte, die keinen erkennbaren Nutzen haben, gnadenlos zu streichen. Und Jobs, die durch jemand anderen besser erledigt werden können, gehören delegiert. Das nutzt dem eigenen Zeitmanagement und der Arbeitsqualität.

Zeitdiebe gibt es viele. Zu viele. Und sie nehmen sehr verschiedene Gestalten an: Eintreffende E-Mails, Social Media, das Telefon, ausufernder Perfektionismus oder Personen, die durch laute Gespräche für Ablenkung sorgen. Auch Dinge, die man nur noch aus alter Gewohnheit erledigt, obwohl sie keinen wirklichen Zweck mehr erfüllen, rauben Zeit. Und jede Unterbrechung stört obendrein die Konzentration und macht es schwer, an einen zuvor gefassten Gedanken wieder anzuknüpfen.

Deshalb ist es wichtig, Zeitdiebe zu erkennen und aus den Konzentrationsphasen des Alltags zu verbannen. Das ist kein Aufruf zu unsozialem Verhalten. Aber Kommunikation und Ablenkung sollten den Tag nicht in kleine unproduktive Häppchen zerteilen. Dabei hilft es, wenn man „nein“ sagen kann. „Nein“ zu einem Gespräch, einer Anfrage, einer Aufgabe und zu eigenen Impulsen, die zu Abschweifung verführen.

Auch der produktivste Mensch hat nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung, um beruflichen und privaten Aufgaben gerecht zu werden. Die Lösung für das organisatorische Problem kann die Kanban-Methode sein. Als Start in das visuelle Zeit- und Selbstmanagement mit Kanban genügen ein White-Board oder eine große Pappe, verschiedenfarbige Klebezettel und ein dicker Stift. Für den Anfang reicht es aus, das Kanban Board in vier Spalten zu unterteilen: „zu erledigen“, „nächste“, „in Arbeit“ und „erledigt“. Alle Aufgaben die den eigenen Zielen dienen und aktuell erledigt werden müssen, sollten auf den Klebezetteln notiert werden. Dabei kommen Aufgaben eines Projekts immer auf Zettel der gleichen Farbe.

Zunächst landen alle beschrifteten Klebezettel in der Spalte „zu erledigen“. Wer seine Aufgaben durchgängig priorisiert hat, kann nun leicht diejenigen auswählen, die als erste in die Spalte „in Arbeit“ gehören und jene darauf folgenden, für die Spalte „nächste“. In beiden Stationen des Boards gilt: Nur eine Beschränkung auf maximal drei bis fünf Aufgaben führt dazu, dass sich der Nutzer auf das Wesentliche fokussiert. Sind diese Spalten zu voll, entsteht schnell Überforderung und die Transparenz geht verloren. Alle übrigen Klebezettel bleiben in der Spalte „zu erledigen“. Sie ist ein Sammelbecken, das kontinuierlich fortgeschrieben wird und neue Aufgaben aufnimmt.

Das Kanban-Board bildet nun den persönlichen Arbeitsprozess ab. Beendete Aufgaben wandern in die Spalte „erledigt“ und der frei gewordene Platz der Spalte „in Arbeit“ wird durch die nächstwichtige Aufgabe aufgefüllt. Entsprechend rutschen Aufgaben aus dem Bereich „zu erledigen“ nach. Mit etwas Vorarbeit – der Definition von Zielen und Aufgaben – bietet Personal Kanban eine Übersicht zu Projekten und Aufgaben aus der Vogelschau. Ein schöner Nebeneffekt ist die wachsende Motivation, die entsteht, wenn zusehends mehr Aufgaben in die Spalte „erledigt“ wandern. Eine digitale Kanban-Variante ist übrigens schon in Microsofts Office 365 integriert. Sie heißt Planner und lässt sich problemlos mit dem eignen Kalender verknüpfen.

Abseits von Planner hat Office 365 auch den Organisationsklassiker Outlook im Repertoire. Darin sorgen Notizen, Kalender, Aufgabenlisten und E-Mail für Struktur. Den Anfang kann die Notizfunktion machen. Hier lassen sich anstehende Ziele und Vorhaben (un-)strukturiert auflisten. Aus der Listenansicht heraus kann man die Notizen als Termine oder Aufgaben verschieben. Dafür allerdings ist die klare gedankliche Trennung zwischen Terminen und Aufgaben hilfreich: Termine sind zeitlich begrenzte Ereignisse, in denen etwas stattfindet, was vor oder nach dem festgelegten Zeitraum nicht möglich oder sinnvoll ist – beispielsweise das Meeting um 11 Uhr. Eine Stunde früher oder später im leeren Konferenzraum aufzutauchen, ist sinnlos. Aufgaben dagegen müssen vielleicht bis zu einem bestimmten Termin erledigt sein, doch kann man relativ selbstbestimmt planen, wann man sie angeht.

Notizen, die als Aufgaben in einer Aufgabenliste landen, lassen sich farbig auszeichnen und beliebigen Kategorien zuordnen – beispielsweise „wiederkehrend“, „langfristig“ oder „dringend“. Das schafft Übersicht und hilft bei der Priorisierung. Im Zweifelsfall ergeben sich aus den Aufgaben irgendwann Termine: Präsentationen, Abgaben oder Reisen. Diese lassen sich mit Start- und Endzeit in den Outlook-Kalender überführen und dort verwalten – ebenfalls kategorisiert und farbig gekennzeichnet. Und wie passt die E-Mail-Funktion von Outlook zu dem Thema? Viele Aufgaben und Termine ergeben aus Mail-Korrespondenz oder werden über E-Mail mit anderen ausgetauscht. Diese Informationen lassen sich mit einem Klick dem Kalender oder Aufgabenlisten hinzufügen und mit anderen teilen.