Effektives Zeitmanagement: Mit System und Kanban

Wir sind umgeben von Technologien, die uns helfen, „Zeit zu sparen“: Autos, Computer, Smartphones, Instant Messaging, To-do-Apps und vieles mehr. Aber diese technischen Errungenschaften sorgen zugleich für eine Gesamtbeschleunigung: wie wir uns fortbewegen, kommunizieren und wie wir arbeiten. Damit steigt zwar unsere Produktivität – nicht aber das Gefühl, über mehr Zeit zu verfügen. Vielmehr fühlen wir uns von der Gleichzeitigkeit der Ereignisse häufiger überfordert. Die To-do-Liste ist voll, Deadlines und Termine rücken näher.

Der empfundene Zeitmangel hat ist auch das Ergebnis von Ablenkungen und Unterbrechungen, die Aufmerksamkeit fordern und Zeitpläne zunichte machen. Ebenso sind unklare oder fehlende Zielsetzungen problematisch. Sie bringen uns dazu, die falschen Dinge zuerst anzugehen oder zwischen Aufgaben hin und her zu springen. Der Weg zu weniger Stress führt nur über ein klares Zeitmanagement – hier hilft Personal Kanban.

Doch vor dem Einstieg in die Kanban-Methode braucht es einen kleinen Umweg. Er schafft gedanklichen Abstand zu den Alltagsaufgaben und stellt die zentralen Fragen: Welche realistischen Ziele möchte und muss ich verfolgen? Und welches Ziel hat welche Priorität? Auf die Prioritätenliste gehören auch Teilziele und Etappen, die sich kurzfristig erreichen lassen. Die Reihenfolge der Ziele gibt dann die drängendsten Aufgaben vor.

Gerade bei anspruchsvollen Projekten ist es wichtig, nicht alle Aufgaben auf einen Schlag erledigen zu wollen. Stattdessen sollte man Aufgaben in kleinere Einheiten unterteilen und sie schrittweise nach ihrer Wichtigkeit abarbeiten. Dazu gehört auch, Aufgaben und Projekte, die keinen erkennbaren Nutzen haben, gnadenlos zu streichen. Dinge, die durch jemand anderen besser erledigt werden können, gehören delegiert. Das nutzt dem eigenen Zeitmanagement und der Arbeitsqualität.

Zeitdiebe gibt es viele. Zu viele. Und sie nehmen sehr verschiedene Gestalten an: Neue E-Mails, Social Media, das Telefon, Perfektionismus oder Personen, die durch laute Gespräche für Ablenkung sorgen. Auch Dinge, die man nur noch aus alter Gewohnheit erledigt, obwohl sie keinen wirklichen Zweck mehr erfüllen, gehören dazu. Und jede Unterbrechung raubt nicht nur Zeit, sondern stört die Konzentration und macht es schwer, an einen zuvor gefassten Gedanken wieder anzuknüpfen.

Deshalb ist es wichtig, Zeitdiebe zu erkennen und aus den Konzentrationsphasen des Alltags zu verbannen. Das ist kein Aufruf zu unsozialem Verhalten. Aber Kommunikation und Ablenkung sollten den Tag nicht in kleine unproduktive Häppchen zerteilen. Dabei hilft es, wenn man „nein“ sagen kann. „Nein“ zu einem Gespräch, einer Anfrage, einer Aufgabe und zu eigenen Impulsen, die Abschweifung versprechen.

Berufliche, private und soziale Aufgaben sind zeitlich oft miteinander verflochten. Schließlich hat auch der produktivste Mensch nur eine begrenzte Stundenzahl pro Tag zur Verfügung, um allen Bereichen gerecht zu werden. Daraus ergibt sich ein gehöriges organisatorisches Problem. Die Lösung könnte das persönliche Kanban sein. Kanban wurde ursprünglich beim Automobilhersteller Toyota entwickelt, um Produktionsprozesse zu beschleunigen. Aber die Methode hat sich auch in der agilen Softwareentwicklung etabliert. In Scrum-Projekten zum Beispiel, wird Kanban als unterstützendes Tool genutzt, in dem sich die Aufgaben eines Sprints abbilden lassen.

Für den Start in das Zeit- und Selbstmanagement mit Kanban reichen ein White-Board oder eine große Pappe, verschiedenfarbige Klebezettel und ein dicker Stift. Mehr Ausrüstung verlangt die planmäßige Visualisierung der Aufgaben nicht. Für den Anfang reicht es aus, das Kanban Board in vier Spalten zu unterteilen: „zu erledigen“, „nächste“, „in Arbeit“ und „erledigt“. Alle Aufgaben und Termine, die den zuvor definierten Zielen dienen und aktuell erledigt werden müssen, sollten auf den Klebezetteln notiert werden. Dabei kommen Aufgaben eines Projekts immer auf Zettel der gleichen Farbe. Bei der Aufgabensammlung sollte man nicht zu weit in die Zukunft schauen, um die Methode handhabbar zu halten. Ob aber ein Zeitraum von drei Wochen oder zwei Monaten abgebildet werden soll, ist individuell sehr verschieden.

Zunächst kommen alle beschrifteten Klebezettel in der Spalte „zu erledigen“. Wer seine Aufgaben durchgängig priorisiert hat, kann nun ohne Schwierigkeiten diejenigen auswählen, die als erste in der Spalte „in Arbeit“ landen und jene darauf folgenden Aufgaben, die in die Spalte „nächste“ gehören. Für beide Stationen des Boards gilt: Nur die Beschränkung auf maximal drei bis fünf Aufgaben führt dazu, dass sich der Nutzer auf das Wesentliche fokussieren kann. Sind diese Spalten zu sehr gefüllt, entsteht schnell Überforderung und die Transparenz geht verloren. Alle übrigen Klebezettel bleiben in der Spalte „zu erledigen“. Sie ist eine Art kontinuierliches Backlog, das fortgeschrieben wird und immer neue Aufgaben aufnimmt.

Das Kanban Board bildet nun die persönliche Wertschöpfungskette ab. Beendete Aufgaben wandern in die Spalte „erledigt“ und der frei gewordene Platz der Spalte „in Arbeit“ wird durch die nächstwichtige Aufgabe aufgefüllt. Entsprechend rutschen auch die Aufgaben aus dem Bereich „zu erledigen“ nach. Sollte eine neue, dringende Aufgabe hinzukommen, ist es kein Problem, diese jederzeit flexibel einzupflegen. Auf diese Weise bildet das persönliche Kanban Board immer die Reihenfolge anstehender Aufgaben ab.

Nach etwas Vorarbeit – der Definition von Zielen und Aufgaben – bietet Personal Kanban eine Übersicht über alle Projekte und Aufgaben aus der Vogelschau. Kanban hilft, sich auf die eine Aufgabe zu konzentrieren, die gerade im Fokus stehen soll und gleichzeitig mittelfristige Aufgaben im Blick zu halten. Durch die Priorisierung ist zudem sichergestellt, dass sich die Tagesplanung immer am Großen und Ganzen orientiert. Ein schöner Nebeneffekt der Kanban-Methode ist die wachsende Motivation, die entsteht, wenn zusehends mehr Aufgaben in die Spalte „erledigt“ wandern.

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