Projekte und Projektmanagement

Diese Einführung gibt Ihnen in drei Abschnitten einen Überblick über den Themenbereich „Projektmanagement“. Sie erfahren, warum Projektmanagement wichtig ist und warum es auch in der Zukunft noch an Bedeutung gewinnen wird. Sie lernen kennen, was die besonderen Eigenschaften von Projekten sind und was sie von anderen Vorhaben unterscheiden. Und Sie erfahren, was eigentlich Projektmanagement ist und welche Vorteile Sie haben, wenn Sie die zur Verfügung stehenden Methoden und Instrumente des Projektmanagements anwenden.

Die Aktualität von Projektmanagement

Projektmanagement hat eine lange Geschichte. Schon der Bau der Pyramiden des Suezkanals und des Kölner Doms waren komplexe Aufgaben, die ein hohes Maß an Planung und Organisation erforderten. Die direkten Ursprünge des heutigen Projektmanagements liegen im 2. Weltkrieg, in dem US-Militärs Methoden zur Steuerung des massenhaften Einsatzes von Menschen und Material entwickelten. Das größte militärische Forschungsprojekt dieser Art war das Manhattanprojekt, in dem sie USA die Atombombe. Diese Planungs- und Managementmethoden wurden von Militär und der Raumfahrt (z.B. beim Apollo-Programm der NASA9 weiterentwickelt. In den 60er Jahren wurden sie schließlich auf die Industrie übertragen und finden inzwischen auf breiter Ebene auch in kleinen und mittleren Unternehmen Anwendung. Viele Aufgaben in den Unternehmen werden immer häufiger als Projekte geplant und realisiert.

Projekte sind also nichts Neues. Sie wurden schon früher durchgeführt, ohne dass allerdings dieser Begriff verwendet worden wäre. Doch damals musste man sich bei den organisatorischen und planerischen Aufgaben auf den gesunden Menschenverstand und handgestrickte Methoden verlassen. Heute stellt jedoch das Projektmanagement dafür ein Umfangreiches Repertoire an ausgereiften Methoden und Instrumenten zur Verfügung, die die Projektarbeit wesentlich erleichtern und bessere Projektergebnisse ermöglichen. Projektmanagement gewinnt an Bedeutung – Doch warum hat heute Projektmanagement diese enorme Bedeutung? Die tieferen Ursachen liegen in den veränderten gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen:

Der Vorteil solcher Begriffsdefinition besteht darin, dass die Begriffsinhalte in Theorie und Praxis vereinheitlich werden. Denn jeder Autor seine eigene Definition verwendet, leidet die Verständlichkeit.

Projekte und ihre Eigenschaft

Obwohl für jeden klar zu sein scheint, was ein Projekt ist, lohnt es sich trotzdem, dazu einige Überlegungen anzustellen. Was also ist ein Projekt? Das Deutsche Institut für Normung (DIN) hat dafür eine Begriffsdefinition formuliert.

Projekt „Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe; zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation“ (DIN 69901)

Der Vorteil solcher Begriffsdefinition besteht darin, dass die Begriffsinhalte in Theorie und Praxis vereinheitlich werden. Denn jeder Autor seine eigene Definition verwendet, leidet die Verständlichkeit.

Zentrale Merkmale von Projekten sind in der DIN-Definition genannt: Zielvorgabe, die zeitliche Befristung und die eigene Organisation, die von den anderen Organisationseinheiten im Unternehmen abgegrenzt ist.

Interne und externe Projekte

So wie zwischen Unternehmens- und staatlichen Projekten gibt es ebenfalls charakteristische Unterschiede zwischen internen und externen Projekten.

Bei einem externen Projekt im Kundenauftrag muss Geld verdient werden. Dabei lässt sich – zumindest im Nachhinein – relativ genau feststellen, ob Gewinn damit gemacht wurde. Bei einem internen Projekt ist dies anders. Son sind beispielsweise bei einer unternehmensinternen Fortbildung zwar die Kosten bzw. das Budget bekannt. Doch diesen Kosten stehen unmittelbar keine Einnahmen gegenüber. Etwa ist der Nutzen einer Fortbildung nur schwer monetär erfassbar. Weil beim internen Projekt kein Kunde und kein Vertrag existieren, wird das schon mal etwas legerer gehandhabt als bei einem Kundenprojekt.

Projektphasen und ihre Aufgaben

Projekte müssen einen definierten Anfang und Abschluss haben. Sie lassen sich entsprechend Eigenschaft und Rahmenbedingungen nach unterschiedlichen Phasen gliedern. In diesem Kursheft folgen wir – aus didaktischen Gründen, aber auch weil in der Praxis häufig anzutreffend – einer vierphasigen Gliederung des Projektlebenszyklus:

• Vorbereitung oder Projektstart
• Planung
• Durchführung
• Abschluss

Beginn und Ende jeder Phase sind in der obigen Graphik durch Meilensteine definiert.

Für das Projektmanagement (gemeint ist hier der Projektleiter oder die Projektleiterin), stellen sich sowohl Aufgaben, die nur, oder vorwiegend, in bestimmten Projektphasen anfallen, als auch solche, die über den ganzen Projektlebenszyklus hinwegziehen. Dazu gehören die Führung des Teams, die Koordination sowohl nach innen, d.h. gegenüber den Projektmitarbeitern las auch gegenüber außen, beispielsweise gegenüber der Geschäfts- / Abteilungsleitung oder gegenüber dem Kunden.

Internationales Projektmanagement

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bei der Bewältigung ihrer Herausforderungen und stärken damit ihre Wettbewerbsfähigkeit.“
(aus dem Unternehmensleitbild der Cegos Integrata GmbH)

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